Come fa la chiarezza? Mettere ordine per mantenere la qualità[7 minuti di lettura] Per alcune persone di Officina Microtesti la chiarezza suona come La femme d’argent di Air, come Time is the Enemy di Quantic, ma anche come The Winner is di DeVotchKa. Sono brani diversi tra loro, che condividono una caratteristica: non si contendono l’attenzione con altri stimoli e favoriscono la concentrazione. Creano un sottofondo musicale prevedibile, con strutture che si ripetono, senza stacchi improvvisi o elementi in primo piano. Il cervello li impara in fretta, smette di doverli analizzare e li lascia scorrere sullo sfondo. La verità, infatti, è che quando dobbiamo mettere chiarezza abbiamo bisogno di un flusso coerente. Ci vogliono nervi saldi e lucidità, in tutti i sensi, e il contesto deve essere – diciamolo – lineare. Come suona per te la chiarezza? Il suono non è tutto, ovviamente. Quello che funziona per una persona non funziona per altre. Ogni persona mette in atto strategie vicine alle sue caratteristiche ed esigenze. Per alcune può essere un pupazzo gommoso da stringere, per altre una scrivania sgombra, per altre ancora… chissà. Passiamo un attimo dal bisogno di chiarezza individuale alla chiarezza negli ecosistemi di contenuti: che direzione diamo ai team che se ne occupano, spesso ampi ed eterogenei? Qual è il “sottofondo” prevedibile, senza picchi e sorprese che permette loro di lavorare in serenità? |
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Da dove parte la chiarezza: quasi mai è un problema di paroleUn contenuto non diventa chiaro, usabile e accessibile perché abbiamo applicato delle linee guida in modo automatico a un testo. Diventa chiaro quando è il prodotto finale di pensieri chiari, ruoli chiari, responsabilità chiare, obiettivi chiari e flussi chiari. In questi anni il nostro team non è mai rimasto con la testa china sulla tastiera a forgiare microtesti in solitudine. Come raccontiamo spesso, ci capita molto più di sederci a tavoli fisici o di lampeggiare dalle finestrelle delle videoconferenze. In quei frangenti, la richiesta iniziale fa più o meno così: «Dobbiamo inserire un testo in questa landing page [sostituisci anche con: contenuti contestuali, tutorial, sezione, pagina, form]. Che ci vuole? Se ci aiutate ci mettiamo due minuti.» Dopo la richiesta iniziale e tante nostre domande, però, la rivelazione. Le persone prendono coscienza. Il fumetto che, volenti o nolenti, compare accanto alle loro teste, dice: Forse non sappiamo dove stiamo andando a parare Diciamo la stessa cosa in dieci modi diversi Non so a chi chiedere l’ok L'abbiamo già scritto, ma chissà dove Ci arrivano richieste da tutte le parti Non abbiamo tempo per le revisioni Non posso contraddire il marketing, o il legal, o l’altro dipartimento, o il CTO Ah. Per scrivere un testo sul servizio ti devo dire come funziona? In realtà non sappiamo come funziona
Non sono i servizi a essere complicati, non sono le parole a mancare, non è il tempo che è troppo poco: molto semplicemente, manca la chiarezza. Il brief cambia forma mentre passa di mano in mano, le revisioni si accumulano, i contenuti arrivano online dopo passaggi che si potevano risparmiare. Chi legge dall'altra parte dello schermo fa fatica a sua volta. Eppure la strategia sembrava perfetta. |
La strategia non basta se non include un metodo comuneAlla fine di ogni lavoro, cerchiamo di fare il punto di tutto ciò che è passato sotto i nostri polpastrelli perché abbiamo bisogno di tenere la presa salda sull’approccio progettuale, non farci mai tentare dal riempire uno spazio in due minuti. E allora, via di decostruzione: è così che mettiamo una pietra sopra le occasionali frustrazioni e ci concentriamo sugli esempi virtuosi, i progetti in cui ci riconosciamo facilmente e che sentiamo nella pancia. Questa però dobbiamo proprio raccontartela: ritorna al volo con noi nel 2025. Azienda italiana con molte sedi all'estero. Ci contattano dall’unità di business development per riprogettare i contenuti di supporto della loro app. Le persone non configuravano bene l’app e, con l'aggiornamento di alcune funzioni, l'azienda voleva migliorare anche il supporto. Ci arriva un documento molto dettagliato sulle caratteristiche della configurazione, i tassi di successo delle azioni per cui serviva supporto (bassi) e l’aspettativa futura. C’è un piano molto chiaro su come strutturare i contenuti e c’è anche l’entusiasmo del: «abbiamo previsto tutto, dovete solo completare il vostro pezzo ed è fatta». Chiediamo un ambiente di test per avere una minima idea di come si comportano le funzioni che stanno per rilasciare, ma ci vorrebbe troppo tempo per allestirlo e attivarlo, è tardi. Però hanno degli screenshot. Ok, è un primo “meh” ma ci adattiamo: non vogliamo fare la parte dell'azienda di consulenza che evidenzia solo i problemi… se è già tardi. Ci mettiamo a studiare tutto il materiale passato dal business development e facciamo un primo fatidico “SAL” per iniziare con la produzione. È il pubblico delle grandi occasioni perché c’è veramente tutta l’azienda: dal top management a chi aveva iniziato lo stage. Quando iniziamo a fare domande, parte una sorta di via crucis. «Ma quella funzione dell’app non si chiama così.» «Ah no? Controlliamo.» Scopriamo che una specifica funzione viene chiamata X dal business development, Y dal design di prodotto (ed era il nome sull’interfaccia) e, sorpresa sorpresa, Z sui materiali di comunicazione. «In questo punto la funzione non si comporta proprio così.» «Ah no? Controlliamo.» Scopriamo che nel condividere i dati, il business development aveva saltato un passaggio ad altissimo livello di attrito. Per configurare al meglio l’app, l’utenza doveva avere dei requisiti che il business development aveva dato per scontati. E meno male che non avevamo ancora prodotto nulla: altrimenti, quale dei team aziendali avrebbe avuto l’ultima parola? A quel punto era chiarissimo: i team dell’azienda si "sedevano" davvero per la prima volta tutti insieme intorno a un tavolo a pochi giorni dal rilascio. Intanto, l’azienda aveva accumulato ritardo e perso accessi dopo accessi, mentre noi rimanevamo in sospeso senza punti definiti. |
Cosa guadagni con un flusso chiaro e un metodo comune: ContentOpsCon un metodo comune, il gruppo di lavoro parte dagli stessi punti di riferimento. Strumenti e risorse sono concordati e i tempi sono condivisi e noti a chiunque. Chi fornisce i servizi dall’esterno sa a chi chiedere specifiche tecniche e sa a chi chiedere approvazioni e via libera. Il risultato ottenuto è chiaro, pertinente e coerente. L’organizzazione evita confusione, ritardi e ulteriori costi, come quelli degli abbandoni o anche solo dei rework. Soprattutto, può standardizzare il metodo di lavoro per le volte successive. Sappiamo che gestire i team impegnati sui contenuti non è una competenza scontata nelle organizzazioni. Quando si interseca con altre incombenze e obiettivi pressanti, per molte persone il contenuto diventa “l’ultimo dei problemi". Spesso unità e dipartimenti si trovano a dover governare ecosistemi di contenuti che, per anni, sono stati accumulati senza criterio. Prima c’era il sito, poi il blog, poi la newsletter, poi i social, poi l’app… e la mole da gestire cresceva a dismisura. Canali che da accessori diventano un asset irrinunciabile, attività che prima erano sporadiche diventano strategiche, ma nessuno sa come metterci le mani e misurarle. Che fare, quindi? Mettere la musica a tutto volume per non sentire la pressione e dimenticarsi di tutto? Purtroppo no. Ricorda queste due parole: Content Operations (o ContentOps). Secondo Rahel Bailie: «Le Content Operations (o ContentOps) sono l'implementazione di una strategia che integra persone, processi e tecnologie per ottimizzare la produzione di contenuti, in modo che le organizzazioni possano valorizzare i propri contenuti come asset di business mantenendo la qualità». [Defining Content Operations, in C. Evia (a cura di), Content Operations from Start to Scale: Perspectives from Industry Experts, (2024)] In Officina Microtesti abbiamo elaborato CHIARO/m® Structura, una soluzione per far partire le Content Operations da zero o per strutturarle con i team preesistenti. Se hai bisogno di rendere stabile la qualità dei tuoi contenuti, chiedici aiuto per mettere ordine tra flussi, ruoli e strumenti del tuo gruppo di lavoro. |
Notizie dall'Officina13 giugno - Salù. Dal dialogo alla cura: Andrea interviene su linguaggi accessibili e inclusivi nella relazione di curaCome trasformare le parole in uno strumento di alleanza terapeutica? Al Centro Internazionale Loris Malaguzzi di Reggio Emilia si tiene Salù, il convegno promosso da Alleanza Cefalalgici e Fondazione CIRNA, in collaborazione con l'Università di Pavia e Fondazione Onda, dedicato alla comunicazione fra chi cura e chi è in cura. Nella sessione mattutina, Andrea parlerà delle buone pratiche sui linguaggi accessibili e inclusivi applicati all'ambito salute: come riconoscere bias ed errori comunicativi che alimentano lo stigma, soprattutto attorno a condizioni croniche, invisibili e complesse, e su come la qualità della comunicazione possa incidere su fiducia, aderenza terapeutica ed esiti clinici. Un'occasione per ripensare il linguaggio come primo atto di cura. Scopri il programma di Salù |
Prima di salutartiUna volta che avrai fatto ordine tra i tuoi flussi di lavoro, non possiamo assicurarti che sarai al riparo da ogni tipo di ansia, anche se mettere chiarezza in quel senso è già un buon inizio per gestire i rischi. Dobbiamo ammettere che chi sta scrivendo questa newsletter, per molto meno passa la giornata a digitare in tutte le piattaforme di musica esistenti parole chiave come: calming mix comforting mix chilling mix ecc.
Lo dicevano già Andrea e Valentina in Emotion Driven Design e lo ripetiamo spesso nelle sessioni di formazione: l’ansia è la nostra emozione guida, nel bene e nel male. Abbiamo paura di ciò che non conosciamo, di ciò che non riusciamo a prevedere o di ciò che potrebbe farci perdere soldi, salute e opportunità: fuori e dentro gli schermi. Qualcosa però possiamo fare. Ci teniamo a dirti che, anche in questo caso, il Content design può dare maggiore consapevolezza e fornire delle tecniche utili. Prima ti citavamo l'intervento di Andrea al convegno Salù: una comunicazione medica chiara, accessibile e inclusiva crea consapevolezza, fiducia e alleanza. Invece di aggirare la paura senza affrontarla o, peggio, usarla come leva, abbiamo messo in fila tutto ciò che può esserti utile per rispondere alle principali ansie, almeno quelle dovute al digitale. Valentina ha scritto una guida bella ricca come antidoto alle interfacce che generano incertezze. Leggi i Principi di Content design contro l'ansia A presto,
Roberta di Officina Microtesti |
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[Foto di Officina Microtesti] |
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